辦公小技巧:巧用窗體域 控制Word文檔修改區

CFan 電腦愛好者 2020-09-16 12:03應用 標簽:窗體 文檔 控制

有時我們發給別人的Word文檔,僅僅需要對方修改其中的一小部分,比如房屋出租合同中的房屋承租人信息,采購清單中的數量信息等。這類文檔中的其他信息,一般不希望對方進行修改。通過Word的窗體域功能,我們可以輕松實現這一目的。

文本域控件——指定文字的修改區

文本域控件在Word(本文以2016版為例)的“開發工具”選項卡里面,使用前需要進行開啟。在Word主界面中,單擊“文件→選項”,打開“Word 選項”對話框的“自定義功能區”分支,勾選右邊列表框中的“開發工具”復選框并單擊“確定”按鈕即可(圖1)。

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接下來打開需要自定義文字修改區域的Word文檔(圖2),并定義到需要修改文字的具體位置(如“以下簡稱甲方”的右側),單擊“開發工具”選項卡中的“舊式工具”按鈕,選擇“文本域”控件,在“以下簡稱甲方”右邊插入一個文本域控件。復制該控件,在需要自定義修改區域的其他位置,執行粘貼操作就可以了。

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小提示:如果某個文本域控件需要提醒對方要填寫什么內容,可雙擊該控件,打開“文字型窗體域選項”對話框,在默認文字下邊的文本框內輸入相應的提示信息(如“請填寫租房人姓名”),此時在Word中對應的自定義修改區域,就可以看到提示信息了。

完成文本域控件的添加后,單擊“開發工具”選項卡中的“限制編輯”按鈕,調出“限制編輯”面板(圖2右側所示),勾選“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復選框并選擇“填寫窗體”,最后單擊“限制編輯”面板中的“是,啟動強制保護”按鈕,按照提示為該Word文檔添加密碼并保存即可。

完成上述操作后,本例所示的文檔就只有“文本域”所在的位置可以修改相關文字內容,而其他位置的文字是不可以修改的。

組合框——限制文字輸入內容

對于Word文檔中某些文字的修改,有時我們要求更嚴格,即僅僅允許對方從若干備選文字中進行多選一,此時可以通過Word的組合框來實現。

打開某個需要限制文字輸入的Word文檔(圖3),在需要限制文字輸入內容的位置(如圖3所示“打印紙”右邊的單元格),在“開發工具”選項卡中單擊“舊式工具”按鈕,選擇插入“組合框”。

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雙擊該組合框,打開“下拉型窗體域選項”對話框(圖4),再在下拉項下邊的文本框內輸入該組合框的第一個選項,單擊“添加”按鈕完成添加操作。最后完成該組合框其他選項的添加操作,并單擊“確定”按鈕就可以了。

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小提示:設置各個下拉選項的組合框,同樣支持復制粘貼操作。

完成所有組合框的添加后,仿照前邊所示的操作,勾選“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復選框并選擇“填寫窗體”,然后為Word添加密碼就可以了。這樣一來,在圖3所示的“辦公耗材采購清單”中,單擊相關下拉箭頭,在彈出的下拉菜單中,就可以選擇相關選項了。而該位置,組合框選項之外的其他文字,則無法輸入。

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