軟網推薦:擺脫微軟 在線辦公更便捷

CFan 電腦愛好者 2019-06-24 16:23應用 標簽:微軟 辦公 推薦 在線

由于微軟的辦公軟件占有絕對的市場占有率,因此它的文檔格式實際上就成為很多文檔的標準格式。但是由于微軟的辦公格式比較特殊,因此難免在操作的時候會出現一些問題。那么遇到這樣的情況重新安裝一款辦公軟件又非常麻煩,因此在線辦公可以很好的解決用戶所面對的問題。

不裝軟件 在線編輯文檔

其實很多人和我一樣在處理一些簡單的文本信息內容的時候,并不想使用臃腫的Office辦公軟件,而是選擇一些比較簡單實用的第三方文本編輯器??墒怯械臅r候領導要求我們提交的文件格式,必須是Office的格式才可以。那么這個時候如何進行轉換操作呢?

如果用戶的電腦系統里面沒有安裝Office辦公軟件的話,那么利用一些在線編輯服務就可以進行轉換操作。比如我們 打開最新推出的“騰訊文檔”服務的官方網站(https://docs.qq.com),點擊“立即使用”按鈕后通過QQ或者微信手機客戶端進行掃描就能成功的登錄?,F在點擊工具欄中的“新建”按鈕,在彈出的菜單中選擇“新建在線文檔”或者“新建在線表格”命令即可。比如我們點擊“新建在線文檔”按鈕,所以看到空白文檔、工作日報、工作總結的常見的模板,用戶只需要根據操作進行選擇即可(圖1)。

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小提示:由于這項服務使用了大量的HTML5技術,所以建議用戶將瀏覽器升級到最新的版本,這樣才能更好的進行相應的文檔創建和編輯操作。

在彈出的新建文檔頁面的右上角,可以設置新建文檔的名稱。接著我們將文本文件中的內容復制粘貼到“騰訊文檔”的編輯窗口中,然后利用工具欄中的命令對內容進行相應的編輯排版即可。由于所有的操作都是在云端服務器中進行的,所以服務器會定時對用戶的文檔內容進行自動保存,這樣就不會存在文件丟失的問題。當所有的操作完成以后,點擊頁面右上角的“更多操作”按鈕。在彈出的菜單中選擇“保存為本地文件”命令,這樣就可以將這個文件下載保存到硬盤里面,然后提交給領導進行審閱。

小提示:如果要對硬盤里面已有的Word文檔進行編輯操作,那么點擊工具欄中的“導入”按鈕后,就可以在彈出的對話框中選擇要進行編輯的文件。不過“騰訊文檔”目前只能導入微軟格式的文檔,暫時還不支持金山的WPS等格式的文檔。如果要想導入金山WPS格式的文件,用戶可以在硬盤里面將文件的后綴名修改為微軟Word的后綴名,然后再進行導入操作就可以了。

協同辦公 工作效率大提升

通常我們提交領導的文件都需要經過反復的修改才可以,但是同事之間對文件往往有不同的意見,這樣就需要多人進行討論和修改才可以。傳統的方法都是將文件創建完成后,利用QQ或者電子郵件發送給其他的用戶,他修改完成以后再回傳給我們。這樣的操作自然非常的繁瑣,而協同辦公就是最好的解決方法。

首先將需要共同討論的文件上傳到“騰訊文檔”的服務器里面,接下來點擊列表中的文件名稱鏈接后,在網頁中就可以打開這個文件。接下來點擊工具欄中的“權限”按鈕,在彈出的對話框中選擇其他用戶對文檔的管理權限,我們可以選擇可查看或者可編輯等選項。如果用戶選擇的是“僅指定成員可查看/編輯”,接著點擊下方的“添加可編輯的指定成員”按鈕,在彈出的列表中選擇要邀請的QQ好友即可(圖2)。

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接下來點擊工具欄中的“分享”按鈕,在彈出的對話框中就可以獲得一個分享鏈接,然后將這個鏈接通過QQ以及電子郵件的方式發送出去(圖3)。當其他同事打開分享鏈接后,就可以同時對這個文件的內容進行編輯操作,而且所有人都可以實時看到最新的文件內容。這樣就可以很快完成文件的創建和修改,從而更好的提升同事之間的協作效率。

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但是在協作編輯一個文檔的時候,我們可能也會遇到這樣一個問題。就是發現最新的修改版本,其實并沒有之前的某一個版本效果明顯,于是就想重新恢復到之前的某一個版本。其實要想解決這個問題也非常的簡單,點擊頁面右上角的“更多操作”按鈕,在彈出的菜單中選擇“查看修訂記錄”命令。在彈出的網頁中就可以看到這個文件所有的修訂版本,從中選擇自己需要的版本后點擊“恢復”按鈕,就可以將文件內容恢復到之前的這個版本了(圖4)。

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隨時隨地的免費翻譯助理

有的時候我們從網上下載的資料是全英文的,這樣對于很多用戶來說都需要借助翻譯軟件才能進行閱讀。雖然現在網上有很多的翻譯軟件,比如百度翻譯、有道翻譯、谷歌翻譯等等,但是它們對上傳的文字信息都有數量限制。所以要想進行全文翻譯的時候,往往需要分段操作才才可以。

不過現在在“騰訊文檔”里面進行操作就簡單多了,用戶首先按照前面的步驟將要翻譯的文檔上傳到云端服務器里面。打開這個文檔以后點擊工具欄中的“進入智能翻譯模式”按鈕,這樣當前窗口就會自動分成左右兩個區域,這樣就可以同時顯示出原文及對照的翻譯結果(圖5)。點擊翻譯結果右上角的“生成新文檔”按鈕,就可以將這個翻譯信息保存為文檔,這樣也可以對翻譯的內容進行編輯。

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添加水印保護工作文檔

如果公司的文件需要對外發布,又害怕別人對文檔進行破壞的話,那么添加水印就是很好的一種保護方式。這樣既起到了宣傳的效果,又增加了使用者版權的意識。在“騰訊文檔”里面打開要添加水印的文檔,接著點擊工具欄中的“設置水印”按鈕。在彈出的對話框的“水印文字”輸入框里面,設置相應的水印信息。然后選擇一個需要的水印的樣式,最后點擊“確定”按鈕就完成了水印的添加(圖6)。

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